SỬ DỤNG TÍNH NĂNG LỊCH GOOGLE ĐỂ NHẮC XỬ LÝ CÔNG VIỆC/VĂN BẢN ĐƯỢC GIAO
09 Tháng Chín 2025 10:01 SATrong thực tiễn quản lý vận hành sản xuất kinh doanh của Công ty, việc xử lý công việc/văn bản đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác và đúng thời hạn yêu cầu, tuy nhiên hệ thống D-Office đang thiếu một số tính năng sau:
- Không có chế độ nhắc nhở người dùng xử lý văn bản trước thời hạn cần xử lý theo lời phê của Lãnh đạo Công ty.
- Ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty trong “Quá trình xử lý” không thể hiện trên lưới “Chủ trì” hoặc “Phối hợp” mà chỉ thể hiện “Thời hạn giải quyết”.
- Thiếu tính năng nhắc nhở người dùng khi có văn bản mới/lịch công tác tuần qua thiết bị smart phone/máy tính,...
4. Do thiếu tính năng nhắc nhở nên một số CBCNV dễ bị bỏ sót hoặc trễ hạn xử lý công việc/văn bản.
Để đảm bảo xử lý công việc/văn bản đúng thời hạn nhằm nâng cao năng lực quản trị, giải quyết được các khiếm khuyết của D-Office, Công ty đưa ra giải pháp thực hiện như sau:
- Sử dụng tính năng của lịch Google (calendar.google.com) để nhắc CBCNV xử lý công việc/văn bản đúng hạn.
- Phổ biến những tính năng của lịch Google đến toàn thể CBCNV để triển khai áp dụng.
- Giao nhân viên văn thư tạo lịch Google để gửi cho đơn vị/cá nhân có liên quan: Từ tiện ích văn bản đến đã nhập trên hệ thống D-Office, nhân viên văn thư ghi nhận hạn giải quyết công việc từ lời phê của lãnh đạo Công ty và tạo nhắc việc trên lịch Google bằng cách thức sau:
+ Vào lịch Google, tìm đến ngày trước thời hạn phải báo cáo/giải quyết công việc ít nhất một ngày để tạo nhắc việc.
+ Sao chép số/ký hiệu, trích yếu văn bản và lời phê của lãnh đạo Công ty để tạo tiêu đề cho nhắc việc.
+ Chọn thời gian nhắc việc là đầu giờ làm việc của ngày trước thời hạn trả lời văn bản.
+ Chọn khách mời nhận nhắc việc bằng cách nhập Email của Lãnh đạo Công ty và Trưởng đơn vị chủ trì giải quyết công việc.
+ Lưu sự kiện. Sau đó lịch nhắc việc đã được tạo sẽ tự động thông báo đến tài khoản lịch Google và email của các khách mời thông qua smart phone/máy tính,... đảm bảo không bỏ sót hay trễ hạn công việc.
- Tạo lịch họp bằng lịch Google: Nhân viên văn thư kiểm tra lich họp có liên quan từ tiện ích lịch công tác tuần của Tổng công ty trên hệ thống D-Office hoặc theo yêu cầu từ Lãnh đạo Công ty:
+ Nhân viên văn thư vào lịch Google, tìm đến ngày có lịch họp để tạo lịch họp.
+ Chọn thời gian họp theo thông tin từ Lịch họp trên hệ thống D-Office hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.
+ Chọn khách mời là Lãnh đạo nếu là lịch họp từ Tổng công ty để lãnh đạo sẽ tùy chỉnh và mời khách họp là các cá nhân, đơn vị phù hợp tham dự cuộc họp.
+ Chọn khách mời theo yêu cầu nếu là lịch họp phát sinh từ Công ty.
+ Đính kèm tài liệu họp (nếu có).
+ Lưu sự kiện cuộc họp. Sau đó lịch họp đã được tạo sẽ tự động thông báo đến tài khoản lịch Google và email của các khách mời thông qua smart phone/máy tính,... đảm bảo không bỏ sót hay trể hạn các cuộc họp.
- Các ưu điểm khi áp dụng:
+ Khai thác tối ưu các tính năng tiện ích của lịch Google (ứng dụng quản lý thời gian của Google cho phép bạn theo dõi các hoạt động hàng ngày như các cuộc hẹn, sự kiện, sinh nhật bạn bè,... Đây là ứng dụng miễn phí, bạn có thể truy cập ứng dụng từ máy tính, điện thoại, máy tính bảng và bạn sẽ cần có một tài khoản Google để sử dụng Google Calendar).
+ Giúp lãnh đạo Công ty quản lý chặt chẽ các công việc/văn bản/thời hạn xử lý của cấp dưới để nâng cao năng lực quản trị.
+ Giúp các Trưởng đơn vị chủ động hơn trong công tác quản lý đơn vị, quản lý tốt các kế hoạch đã đề ra; xử lý đúng hạn các công việc/văn bản do Lãnh đạo Công ty yêu cầu.
+ Giúp cho CBCNV triển khai công việc chất lượng, nhanh chóng và đúng thời hạn.
+ Các thiết bị thông minh hỗ trợ tối đa cho người sử dụng (smart phone, máy tính). Đồng thời tăng tính ứng dụng đối với các phần mềm hỗ trợ (calendar.google.com; email; zalo,..).
+ Là dịch vụ hoàn toàn miễn phí, sự dụng trực tuyến trên website;
+ Giao diện tối giản, dễ sử dụng, dễ nhìn.
