ỨNG DỤNG AI VÀ NỀN TẢNG SỐ TRONG CÔNG VIỆC: NÂNG CAO HIỆU QUẢ XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ VĂN BẢN
09 Tháng Chín 2025 10:32 SAThực trạng hiện tại:
Hiện nay, phần lớn công việc tại các đơn vị đang được triển khai trên nền tảng Microsoft Office 365, sử dụng các ứng dụng văn phòng phổ biến như Word, Excel, PowerPoint, và các tệp định dạng PDF. Các công việc hàng ngày như soạn thảo báo cáo, trình bày văn bản và đọc tài liệu đều được thực hiện thông qua các công cụ này.
Tuy nhiên, việc thực hiện thủ công các tác vụ này dẫn đến một số hạn chế:
Rủi ro sai sót: Dễ phát sinh lỗi chính tả, ngữ pháp, và việc sử dụng ngôn ngữ địa phương có thể làm giảm tính chuyên nghiệp và sự rõ ràng của văn bản, gây khó khăn trong việc truyền tải thông tin thống nhất đến người đọc.
Thách thức về pháp lý: Các văn bản pháp luật như Luật, Nghị định, Thông tư mới ban hành với nhiều thay đổi so với quy định cũ đang gây khó khăn và tốn nhiều thời gian cho người dùng trong việc tìm hiểu, áp dụng, cũng như tra cứu thông tin phù hợp với nhu cầu.
Hiệu suất phân tích dữ liệu: Việc thống kê và đánh giá dữ liệu thủ công tiêu tốn nhiều thời gian và làm giảm hiệu quả công việc.
Để tăng cường hiệu quả công việc, giảm tải các thao tác thủ công, nâng cao chất lượng văn bản và chuẩn hóa hoạt động kỹ thuật – hành chính, tôi đề xuất ứng dụng các công cụ Trí tuệ nhân tạo (AI) và nền tảng số vào công việc hàng ngày.
Cụ thể, việc sử dụng các phần mềm AI như ChatGPT, Gemini, NotebookLM có thể hỗ trợ thực hiện nhiều nhiệm vụ, giúp hoàn thành công việc được giao một cách tốt hơn, rút ngắn thời gian xử lý, thống kê dữ liệu và đánh giá thông tin chuyên nghiệp, dễ dàng hơn. Đặc biệt, các công cụ này có khả năng tóm tắt tài liệu với những sự kiện chính, cũng như so sánh thông tin giữa các phiên bản quy phạm pháp luật để hỗ trợ tra cứu và dễ hiểu.
Phạm vi ứng dụng AI trong công việc:
Dưới đây là bảng tổng hợp các nhóm công việc và ứng dụng AI cụ thể được đề xuất:
Phạm vi ứng dụng
|
STT |
Nhóm công việc |
Ứng dụng AI đề xuất |
Lợi ích chính |
|
1 |
Soạn thảo văn bản |
ChatGPT, Gemini |
Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, nâng cao văn phong |
|
2 |
So sánh tài liệu |
NotebookLM |
So sánh các phiên bản tài liệu kỹ thuật, quy phạm pháp luật nhanh chóng, tóm tắt tài liệu… |
|
3 |
Phân tích dữ liệu |
ChatGPT |
Trích xuất, phân loại lỗi trong báo cáo sự cố |
|
4 |
Tìm kiếm thông tin trong VB |
NotebookLM |
Truy xuất nội dung theo ngữ nghĩa không cần đúng từ khóa chính xác |
|
5 |
Đào tạo nội bộ |
ChatGPT |
Xây dựng hệ thống hỏi – đáp kỹ thuật dạng chatbot |
Các lợi ích khi ứng dụng AI trong công việc
- Việc triển khai các công cụ AI sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian và giảm thao tác thủ công.
- Tìm kiếm thông tin kỹ thuật nhanh chóng, chính xác theo ngữ nghĩa, không cần đúng từ khóa chính xác.
- Tăng tính chuẩn hóa và đồng bộ trong các văn bản và báo cáo.
- Hỗ trợ kỹ sư, cán bộ trẻ dễ dàng tiếp cận tài liệu và học hỏi kinh nghiệm.
- Nâng cao hiệu quả phân tích và đánh giá trong công tác kỹ thuật
Ví dụ cụ thể:
ChatGPT (Gemini):
- Web: https://chatgpt.com (https://gemini.google.com)
- Hỗ trợ chỉnh sửa văn phong, cú pháp, chính tả, tiết kiệm thời gian
Prompt:
- Bạn hãy đóng vai trò là một chuyên gia ngôn ngữ tiếng Việt.
- Hãy kiểm tra và chỉnh sửa toàn bộ lỗi chính tả, lỗi đánh máy, lỗi ngữ pháp trong văn bản sau.
- Giữ nguyên văn phong và ý nghĩa gốc. Nếu có đoạn mơ hồ, vui lòng đánh dấu và gợi ý cần làm rõ.
- “Nội dung văn bản cần kiểm tra và chỉnh sửa”
Người dùng nhận kết quả trả về để tham khảo chỉnh sửa theo mong muốn.
VD khi sử dụng: Bạn hãy đóng vai trò là một chuyên gia ngôn ngữ tiếng Việt. Hãy kiểm tra và chỉnh sửa toàn bộ lỗi chính tả, lỗi đánh máy, lỗi ngữ pháp trong văn bản sau. Giữ nguyên văn phong và ý nghĩa gốc. Nếu có đoạn mơ hồ, vui lòng đánh dấu và gợi ý cần làm rõ. “Trong Tháng 5, PXSC đả phối họp PXVH đã triển khai thực hiện kiểm tra bảo dưỡng các thiết bị nhất thú, tuy nhiên do ảnh hưỡng của hệ thống điện nên một Số côngviệc bị chậm tiến độ. PXSC đã khắc phục tạm thơi mấy chỗ hư để không ảnh hưởng đến việc Vân hành Nhà máy. Anh em trong Tổ cũng đã cố gắng hết sức để đảm bảo công việc không bị chậm tiến độ.”
Kết quả trả về ChatGPT:
Kết quả trả về Gemini:
Người dùng sẽ so sánh kết quả với văn bản gốc, hoặc yêu cầu AI tiếp tục các nhiệm vụ khác.
NotebookLM:
- Web: https://notebooklm.google.com
- Chỉ hỗ trợ tóm tắt tài liệu, so sánh các nguồn tài liệu trong nguồn người dùng cung cấp nên cho kết quả chính xác mà không tự ý suy luận từ dữ liệu khác.
- Tìm kiếm nhanh các nội dung trong nguồn cung cấp mà không cần từ khóa chính xác.
- Tạo bản đồ tư duy giúp người dùng dễ hiểu nội dung trình bày trong tài liệu, văn bản.
Tài liệu Luật Điện lực năm 2024 được tóm tắt và hỏi đáp bằng NotebookLM
Lưu ý: Nội dung được tạo ra bởi AI cần được người dùng kiểm tra và xác minh lại để đảm bảo tính chính xác và tránh những sai sót có thể phát sinh do AI suy luận từ dữ liệu chưa đầy đủ hoặc không chính xác.
